Informationen zur Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SAARPFLEGE Außerklinische Intensivpflege GmbH
Peter-Zimmer-Straße 1a
66123 Saarbrücken
Tel: +49 681 958 1639-0
Email: info@saarpflege.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

PROLIANCE GmbH / datenschutzexperte.de
Datenschutzbeauftragter
Leopoldstr. 21
80802 München
Email: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Für die Begründung und Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Ihre sog. Stammdaten (Name, Vorname, ggf. Namenszusätze und Geburtsdatum)
Ihre Kontaktdaten (private Anschrift, Telefonnummer und Mobilfunknummer, Email-Adresse)
Ihre Bankverbindung
Ihre Sozialdaten, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer
Ihre Steuerdaten (wie Steueridentifikationsnummer und Konfession)
Ihre sog. Skill-Daten (Daten über Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in Bezug auf das Anforderungsprofil Ihrer Stelle)
die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten
Staatsangehörigkeit, ggf. Arbeitserlaubnis/Aufenthaltserlaubnis
personenbezogene Daten, die während ihres Beschäftigungsverhältnisses anfallen (z.B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Fortbildungen, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Gehaltsdaten)
Gesundheitsdaten, soweit für einen Nachweis der gesundheitlichen Eignung für Ihre Stelle erforderlich
Vorstrafen, soweit für den Nachweis der persönlichen Eignung für Ihre Stelle erforderlich
weitere Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen (Ihre Berufsbezeichnung (Qualifikation) und die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung, Beurteilungen, Berufserfahrung)

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Auch im Dienstplan, der zur Aufrechterhaltung der Arbeit und für den reibungslosen Ablauf in den Versorgungen grundlegend ist und einen wichtigen Bestandteil der Pflegedokumentation (Pflegeordner) unserer Klienten in den Versorgungen darstellt, verarbeiten wir ebenfalls personenbezogene Daten. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Im Falle einer Stellenvermittlung erhalten wir daneben entsprechende Daten auch von Dritten.

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. ArbZG, AEntG, MiLoG, BetrVG, SGB IX).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen auf der Grundlage des Artikel 10 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG erfolgen, soweit dies für den Nachweis Ihrer persönlichen Eignung für die Ausübung der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gemäß Artikel 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG erforderlich sein.

Darüber hinaus sind wir als Arbeitgeber verpflichtet, verschiedenen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen nachzukommen. Ebenso sind wir verpflichtet, neben Ihren Stammdaten bspw. Ihre ausgeübte Tätigkeit, Beschäftigungsdauer und -umfang im Falle einer Prüfung aufgrund ordnungs- und sozialrechtlicher Bestimmungen den entsprechenden Prüfbehörden zur Verfügung zu stellen. Eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt hier zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. § 26 DSGVO.

Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten teilweise zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. zur Ermöglichung einer internen Kommunikation, zur Dokumentation von Fehlverhalten, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Dies geschieht auf der Basis von Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO i.V.m. § 26 BDSG bzw., soweit insbesondere gesundheitsbezogene Daten betroffen sind, auf der Grundlage des Artikels 9 Abs. 2 Buchst. f DGSVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Speziell hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Dienstplan als Bestandteil des Pflegeordners gilt ebenfalls als Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse aus Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstplans im Pflegeordner besteht darin, unseren Klienten und ihren Angehörigen eine verbesserte und vertrauensvolle Kommunikation zu ermöglichen und damit auf einen möglichst positiven Ablauf der Pflege hinzuwirken. Gerade in der ambulanten, intensivpflegerischen Versorgung ist es essenziell für einen vertrauensvollen Umgang zwischen den Pflegekräften, den Klienten und ihren Angehörigen genau zu wissen, wann welche Pflegefachkraft mit welcher, ggf. besonderen, Qualifikation die Versorgung übernimmt. Für einen reibungslosen und klientenorientierten Ablauf der ambulanten, intensivpflegerischen Versorgung ist dieses Vertrauen und diese Vorhersehbarkeit unabdingbar. Der Dienstplan enthält nur die für den jeweiligen Klienten zugeteilten Pflegekräfte. Der Schutz vor unbefugter Einsichtnahme ist jederzeit gewährleistet, indem der Pflegeordner in der Versorgung sicher verwahrt und nicht öffentlich zugänglich ist. Der Dienstplan wird hinter einer Milchglasfolie abgeheftet und ist somit auch nicht ohne Kenntnis seiner Existenz für Unbefugte einsehbar.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Im Übrigen erfolgt eine Verarbeitung nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Artikel 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO i.V.m § 26 Abs. 3 BDSG.

4. An wen werden meine personenbezogenen Daten gegebenenfalls übermittelt?

Innerhalb unserer Einrichtung erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Mitarbeiter der Personalabteilung, Einrichtungsleitung, Fachbereich) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen.

Zu den genannten, von uns konkret festgelegten Zwecken erhalten auch von uns eingesetzte Dienstleister, die im Wege der Auftragsdatenverarbeitung für uns tätig sind (IT-Dienstleister und Dienstleister, die für uns die Abrechnung der Löhne und Gehälter übernehmen) personenbezogene Daten; auch diese Dienstleister unterliegen der gesetzlichen Geheimhaltungsverpflichtung i.S.d. § 203 StGB.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten insbesondere sein:

Behörden (z. B. Prüfinstitutionen nach ordnungs- und sozialrechtlichen Vorschriften, Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte, Selbstverwaltungskörperschaften wie z.B. Pflegekammer)
Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
Annahmestellen der Krankenkassen
Stellen zur Durchführung der betrieblichen Altersversorgung
Stellen zur Auszahlung vermögenwirksamer Leistungen
Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten im Grundsatz solange, wie dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus ordnungsrechtlichen Vorschriften, dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung betragen bis zu 10 Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus. Aufgrund dieser rechtlichen Vorgaben sind wir dazu verpflichtet, auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 Buchst. c bzw. des Artikels 9 Abs. 1 Buchst. g DSGVO eine entsprechend befristete weitere Speicherung vorzunehmen.

Ferner kann aufgrund der Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften eine darüberhinausgehende Speicherung erforderlich sein. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar 3 Jahre, in besonderen Ausnahmefällen, in denen bspw. Haftungsfragen offen sind, kann zur Erhaltung von Beweismitteln jedoch eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sein (bis zu 30 Jahre, § 197 BGB). Die entsprechend befristete weitere Speicherung erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen bzw. des Artikels 9 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Welche Rechte haben Sie als von der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten betroffene Person nach der DSGVO?

Sie haben das Recht, gemäß Artikel 15 DSGVO i.V.m. § 34 BDSG von uns Auskunft über die von uns verarbeiteten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir stellen Ihnen in diesem Fall eine Kopie der personenbezogenen Daten, ggf. auch in elektronischem Format, zur Verfügung. Sie haben außerdem das Recht auf die im Einzelnen in Artikel 15 Abs. 1 DSGVO genannten Informationen. Die vorgenannten Rechte bestehen jedoch nicht uneingeschränkt; die Beschränkungen dieser Rechte sind insbesondere Artikel 15 Abs. 4 DSGVO und § 34 BDSG zu entnehmen.
Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten gemäß Artikel 16 DSGVO.
Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Artikels 17 DSGVO i.V.m. § 35 BDSG die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht auf Löschung besteht jedoch nicht uneingeschränkt. Insbesondere kann eine Löschung nicht verlangt werden, soweit für uns eine weitere Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für die Durchführung des zwischen uns bestehenden Vertrages, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Voraussetzungen und Einschränkungen des Rechts auf Löschung ergeben sich im Einzelnen aus Artikel 17 DSGVO und § 35 BDSG.
Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Artikels 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Artikel 18 Abs. 1 DSGVO gegeben ist. In diesem Falle dürfen wir diese Daten weiterhin speichern, darüber hinaus jedoch nur unter engen Voraussetzungen verarbeiten. Die Voraussetzungen und Einschränkungen des Rechts auf Löschung ergeben sich im Einzelnen aus Artikel 18 DSGVO.
Sie können nach Maßgabe des Artikels 20 DSGVO verlangen, diejenigen von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten, die wir aufgrund des zwischen uns bestehenden Vertrages oder Ihrer Einwilligung im automatisierten Verfahren verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Behinderungen der Übermittlung dieser Daten durch Sie an einen anderen Verantwortlichen sind uns verboten. Sie können darüber hinaus eine direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen durch uns verlangen, soweit dies technisch machbar ist. Die Voraussetzungen und Einschränkungen der vorgenannten Rechte im Einzelnen sind Artikel 20 DSGVO zu entnehmen.

Die von Ihnen verlangten vorstehenden Mitteilungen und Maßnahmen stellen wir Ihnen nach Maßgabe des Artikels 12 Abs. 5 DSGVO unentgeltlich zur Verfügung.

Als betroffene Person haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7. Sind Sie verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zu übermitteln?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.